Teleconference: Khái Niệm và Các Loại Hội Thảo Trực Tuyến

Trong thế giới ngày nay, teleconference đã trở thành một phương tiện truyền thông hiệu quả được sử dụng rộng rãi bởi các doanh nghiệp, tổ chức chính trị, trường học, bệnh viện và nhiều ngành nghề khác. Teleconference giúp thu hẹp khoảng cách giữa các thành viên ở nhiều địa điểm khác nhau. Trước đây, teleconference chỉ có thể thực hiện qua điện thoại vệ tinh và radio, nhưng ngày nay đã có nhiều thiết bị tiên tiến hơn với video độ phân giải 4K, âm thanh chất lượng cao và camera góc rộng để mang lại trải nghiệm chân thực nhất.

Teleconference, hay còn gọi là hội thảo trực tuyến, là một cuộc họp được tổ chức thông qua hệ thống viễn thông như điện thoại, tivi, máy tính, radio, điện báo… Hệ thống này kết nối những người tham gia cuộc họp ở các địa điểm khác nhau, truyền tải âm thanh hoặc âm thanh kèm hình ảnh cùng lúc trong thời gian thực. Ở Việt Nam, teleconference còn được gọi là hội thảo trực tuyến. Có nhiều loại hội thảo trực tuyến như video conference (họp trực tuyến qua video), audio conference (họp trực tuyến qua âm thanh) và web conference (họp trực tuyến qua web).

Cách Thức Hoạt Động và Thiết Bị Cần Có Cho Teleconference

Để tổ chức một cuộc teleconference, bạn cần chuẩn bị các thiết bị phù hợp. Ví dụ, video conference là cuộc họp video giữa hai người trở lên ở các địa điểm riêng biệt. Bạn cần một bộ thiết bị họp trực tuyến bao gồm camera, bộ xử lý codec và remote, cùng với mạng internet được cài đặt ở mỗi địa điểm để kết nối với nhau.

Audio conference là cuộc họp giữa hai hoặc nhiều người ở các địa điểm khác nhau sử dụng các thiết bị gửi và nhận âm thanh để liên lạc và cộng tác. Khác với điện thoại truyền thống chỉ kết nối 2 người với nhau, audio conference có thể có nhiều bên tham gia cùng một lúc thông qua điện thoại hoặc máy tính.

Web conference giống một cuộc họp truyền hình, trong đó nhiều nhóm người có thể tương tác với nhau. Các tệp máy tính như bảng tính, tài liệu, hình ảnh và bài thuyết trình PowerPoint có thể được xem và chia sẻ, sử dụng tài nguyên của internet. Có hai cách để tiến hành một cuộc họp web conference, thông qua máy tính và điện thoại loa hoặc qua đường truyền Internet tốc độ cao, sử dụng công nghệ VoIP.

Để có cuộc họp trực tuyến hiệu quả, bạn cần chuẩn bị các thiết bị như webcam, tai nghe có mic, tivi, máy tính và hệ thống mạng internet tốc độ cao. Cần có phần mềm hỗ trợ các tác vụ khác như email, tin nhắn, lịch họp và các ứng dụng khác.

Chi Phí Đầu Tư và Lựa Chọn Giải Pháp Teleconference Cho Doanh Nghiệp

Teleconference có nhiều loại và giá cả khác nhau. Web conference có nhiều nhà cung cấp ứng dụng họp trực tuyến từ miễn phí đến trả phí. Audio conference sử dụng các thiết bị hội nghị âm thanh, trong đó Polycom là một trong những nhà cung cấp hàng đầu. Video conference yêu cầu các thiết bị phức tạp bao gồm TV, camera, mạng internet chuyên dụng và hệ thống cáp. Mỗi hãng có mức giá khác nhau, ví dụ như Polycom từ 70 triệu trở lên, Cisco từ 70 triệu và Aver từ 30 triệu.

Trước khi lựa chọn giải pháp teleconference phù hợp, bạn cần xác định ngân sách và yêu cầu chức năng của tổ chức. Nếu chỉ cần cuộc họp ngắn, audio conference là lựa chọn tốt, tiện lợi và không cần thiết bị phức tạp. Đối với cuộc họp dài hơn và cần sự chú ý lâu hơn, video conference với hình ảnh và chia sẻ màn hình là lựa chọn tốt nhất. Web conference và video conference có giải pháp phù hợp với mọi ngân sách, tuy video conference tốn kém hơn nhưng mang lại chất lượng và chuyên nghiệp hơn.

Hãy liên hệ với chúng tôi để tìm hiểu thêm về nhu cầu teleconference của bạn và chúng tôi sẽ giúp bạn lựa chọn giải pháp phù hợp nhất. Xem thông tin chi tiết tại HEFC.

Edited by: HEFC