Trong hệ thống quản lý, có hai khái niệm mà nhiều người thường gặp khó khăn khi phân biệt: quá trình và quy trình. Mặc dù có vẻ tương đồng, nhưng thực tế thì chúng hoàn toàn khác nhau.
Quá trình là gì?
Quá trình là sự kết hợp của các nhiệm vụ, bước hoặc hoạt động được thực hiện theo một trình tự cụ thể và dẫn đến một kết quả cuối cùng. Kết quả đó có thể là một sản phẩm hoặc dịch vụ để đáp ứng nhu cầu trong cuộc sống. Đơn giản hơn, quá trình là việc chuyển đổi các yếu tố đầu vào thành kết quả đầu ra theo mong muốn của người thực hiện.
Ví dụ: Trong nhà máy sản xuất nước giải khát, các nguyên liệu như nước, đường, hương liệu được chế biến và đóng thành chai nước giải khát. Sau đó, những chai này được đưa đến các cửa hàng và tiếp tục đến tay người tiêu dùng.
Quy trình là gì?
Quy trình là phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hoặc công việc. Thông thường, quy trình được mô tả bằng văn bản. Các tổ chức thường phát triển các “quy trình” để thực hiện và kiểm soát các “quá trình” của mình. Một quy trình có thể kiểm soát nhiều quá trình và ngược lại, một quá trình có thể được kiểm soát bằng nhiều quy trình.
Mỗi cá nhân có kiến thức và kỹ năng khác nhau, dẫn đến cách làm việc khác nhau. Quy trình giúp người thực hiện công việc biết rõ các bước làm việc, cách thức thực hiện và các kết quả cần đạt được. Quy trình cũng hỗ trợ quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc của nhân viên.
Tầm quan trọng của quy trình
Trong một tổ chức, việc các cá nhân có kiến thức và kỹ năng khác nhau dẫn đến cách làm việc và hiệu quả khác nhau. Vì vậy, cần có quy trình để giúp người thực hiện công việc hiểu rõ cách thức thực hiện và kết quả cần đạt được. Điều này giúp đảm bảo hiệu quả công việc, tránh lãng phí thời gian không mang lại lợi ích.
Đối với các công việc đòi hỏi sự phối hợp nhóm, quy trình không chỉ hỗ trợ phân bổ công việc hợp lý mà còn tăng cường sự phối hợp giữa các thành viên và đảm bảo tiến độ và trình tự công việc được duy trì như dự kiến.
Quy trình cũng giúp quản lý kiểm soát nhân viên tốt hơn thông qua việc kiểm tra tiến độ làm việc và từ đó đưa ra các giải pháp và chiến lược một cách kịp thời.
Để xây dựng và duy trì một hệ thống quản lý chất lượng, việc hợp pháp hóa quá trình và quy trình là rất quan trọng. Việc xây dựng các quy trình hợp lý là một công việc lâu dài đòi hỏi nhiều yếu tố như công nghệ, nhân lực và kinh nghiệm làm việc. Thiết lập hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001 là giải pháp tối ưu giúp tăng cường lợi nhuận.
Quy trình cũng có lợi ích cho từng cá nhân và cấp quản lý. Đối với nhân viên, hiểu rõ quy trình làm việc giúp họ hiểu mục đích của công việc và yêu cầu từ người quản lý, từ đó đạt hiệu suất làm việc cao hơn. Đối với cấp quản lý, quy trình hỗ trợ kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc của nhân viên.
Sự khác nhau giữa quá trình và quy trình
Quá trình và quy trình là hai khái niệm khác nhau, không đồng nhất như nhiều người nghĩ. Dưới đây là những điểm khác nhau cụ thể:
Về khái niệm:
- Quá trình là sự kết hợp của các hoạt động tương tác nhau để chuyển đổi đầu vào thành đầu ra.
- Quy trình là phương pháp cụ thể để thực hiện một hoạt động hoặc một quá trình.
Về hình thức thể hiện:
- Quá trình được thể hiện qua hành động.
- Quy trình thường được mô tả trên văn bản.
Về đặc điểm:
- Quá trình là đối tượng của quản lý. Một quá trình có thể được quản lý bởi nhiều quy trình. Nó có thể bao gồm trình tự không bắt buộc và tuân thủ chuẩn đầu vào và đầu ra của quy trình. Quá trình thường chưa được tối ưu, ngắn gọn và hiệu quả.
- Quy trình là công cụ của quản lý. Một quy trình có thể quản lý nhiều quá trình. Nó có tính bắt buộc và xác định đầu vào và đầu ra cho quá trình. Quy trình thường không thay đổi và được thực hiện theo một trình tự nhất định.
Như vậy, quá trình và quy trình là hai khái niệm khác nhau. Quy trình là công cụ giúp thực hiện và kiểm soát quá trình, đồng thời tạo ra một sự chuẩn hóa trong công việc.
