Giới thiệu

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về Giấy Gửi Hàng Đường Biển (Sea Way Bill) từ góc nhìn của các chuyên gia xuất nhập khẩu và Logistics tại XNK Lê Ánh. Chúng ta sẽ tìm hiểu về chức năng, quy trình nghiệp vụ khi sử dụng Sea Way Bill và những lưu ý quan trọng khi sử dụng tài liệu vận chuyển này.

Sea Way Bill và Vận Đơn Đường Biển

Sea Way Bill được cấp cho shipper sau khi người này hoàn thành việc giao hàng. Tương tự với vận đơn đường biển, Sea Way Bill cũng chứa thông tin cơ bản về lô hàng. Tuy nhiên, điểm khác biệt lớn nhất giữa hai chứng từ này chính là chức năng của chúng.

Trong khi vận đơn đường biển có 03 chức năng bao gồm chứng từ sở hữu hàng hoá, bằng chứng của hợp đồng thuê tàu và là một biên nhận giao hàng, Sea Way Bill lại không có chức năng chứng từ sở hữu hàng hoá. Do đó, Sea Way Bill không thể chuyển nhượng được và chỉ người nhận hàng được ghi tên đích danh mới có thể nhận hàng, bất kể người này có hay không xuất trình Sea Way Bill gốc. Chỉ cần người nhận hàng chứng minh mình là consignee đích thực thông qua thông báo hàng đến là đủ để nhận hàng.

Lợi ích và lưu ý khi sử dụng Sea Way Bill

Việc thanh toán bằng hình thức L/C thường ít ngân hàng chấp nhận chứng từ vận chuyển là Sea Way Bill. Điều này bởi tính chất của Sea Way Bill không yêu cầu sự xác nhận/uỷ quyền của ngân hàng hoặc bộ chứng từ lô hàng đang giữ trong tay. Người nhận hàng chỉ cần xuất trình thông báo hàng đến để lấy hàng từ hãng tàu. Điều này tạo ra rủi ro cho ngân hàng và là lý do họ không chấp nhận sử dụng Sea Way Bill.

Tuy nhiên, cũng có một số trường hợp ngân hàng chấp nhận sử dụng Sea Way Bill, nhưng trong trường hợp đó người nhận hàng phải ký quỹ đủ 100% tiền hàng khi đề nghị mở L/C.

Quy trình nghiệp vụ khi sử dụng Sea Way Bill

Khi muốn sử dụng Sea Way Bill, người xuất khẩu giao hàng cho hãng tàu và yêu cầu sử dụng Sea Way Bill, không cần phát hành vận đơn gốc. Hãng tàu sẽ phát hành Sea Way Bill và giao cho người xuất khẩu để chứng thực việc đã nhận hàng.

Sau khi tàu đã chạy, hãng tàu đầu xuất sẽ thông báo cho hãng tàu đầu nhập về việc sử dụng Sea Way Bill. Lúc này, lô hàng coi như đã được thả ra sẵn. Thông báo này được thực hiện trên hệ thống điện tử nội bộ của văn phòng hai đầu của hãng tàu.

Việc thả hàng này diễn ra trên hệ thống điện tử, do đó chúng ta thường gọi đây là hình thức E-B/L (Electronic B/L). Việc thả hàng nhanh chóng này còn được gọi là Express Bill (Thả hàng tốc hành).

Hãng tàu cho hàng đi và khi hàng đến cảng đích, người xuất khẩu không cần gửi bản Sea Way Bill này cho người nhận hàng khi gửi bộ chứng từ lô hàng. Chỉ cần gửi bản mềm để người nhận hàng yên tâm rằng hàng đã được giao lên tàu. Người nhận hàng chỉ cần đến văn phòng hãng tàu đầu nhập và xuất trình Thông báo hàng đến cùng giấy giới thiệu công ty để nhận hàng mà không cần có Sea Way Bill gốc.

Rủi ro và lưu ý

Tuy Sea Way Bill mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng cần lưu ý rủi ro có thể xảy ra. Nếu người nhận hàng chưa thanh toán hoặc chưa thanh toán đủ tiền hàng, người xuất khẩu sẽ gặp rủi ro. Do đó, người xuất khẩu cần làm việc rõ ràng với hãng tàu đầu xuất, chỉ thả hàng khi có xác nhận từ người xuất khẩu. Một số hãng tàu đồng ý với yêu cầu này, nhưng một số khác thì không và thực hiện chính sách “thả hàng không cần xác nhận”. Trong tình huống này, người xuất khẩu rất rủi ro. Nếu gặp tình huống này, người xuất khẩu nên chuyển sang sử dụng Surrendered B/L để hãng tàu chỉ thả hàng khi có lệnh/xác nhận Release từ người xuất khẩu.

Đặc biệt, trong trường hợp người nhận hàng là người thuê tàu theo Incoterms nhóm E và F, người xuất khẩu đã thoả thuận với hãng tàu “Khi nào người xuất khẩu xác nhận/ra lệnh mới được thả hàng” + “Hãng tàu đồng ý việc này”, người nhận hàng sẽ ép hãng tàu/dùng quyền lực mềm/quan hệ của mình với hãng tàu để yêu cầu thả hàng dựa trên Sea Way Bill nếu người nhận hàng xuất trình đầy đủ giấy tờ chứng minh mình là Consignee, mặc dù vẫn chưa thanh toán tiền hàng cho người xuất khẩu. Trong trường hợp này, người nhận hàng hoàn toàn đúng đắn. Do đó, rủi ro nghiêng về người xuất khẩu. Để giảm thiểu rủi ro này, người xuất khẩu nên có quyền thuê tàu và có trọng lượng đối với hãng tàu.

Lợi ích và ứng dụng của Sea Way Bill

Sea Way Bill được sử dụng trong những trường hợp sau:

• Người nhận hàng và người xuất khẩu có quan hệ gần như công ty mẹ/con hoặc khách hàng thân thiết, tin cậy.
• Người nhận hàng đã trả trước tiền hàng hoặc người xuất khẩu cho phép trả tiền chậm.
• Số tiền trong hợp đồng nhỏ.
• Hai bên muốn tiết kiệm chi phí và không cần phát hành vận đơn gốc.
• Người nhận hàng thường không có nhu cầu chuyển nhượng lô hàng bằng chứng từ (Sea Way Bill không chuyển nhượng được).

Chi phí sử dụng Sea Way Bill thường rẻ hơn do không yêu cầu hãng tàu thu phí. Sea Way Bill in các điều khoản bằng chữ rất nhỏ ở mặt sau được thay thế bằng việc dẫn chiếu đến các điều kiện, quy định liên quan đến vận chuyển ở mặt trước bằng một điều khoản ngắn gọn. Hãng tàu chỉ phát hành một bản gốc Sea Way Bill, trong khi cần phát hành tối thiểu 3 bản gốc nếu sử dụng vận đơn.

Kết luận

Mong rằng phân tích trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về Sea Way Bill và áp dụng hiệu quả hơn trong công việc của bạn. Bài viết được phân tích dưới sự tư vấn của các chuyên gia tại trung tâm đào tạo xuất nhập khẩu thực tế Lê Ánh.

Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về các loại vận đơn để phục vụ cho công việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và Logistics, hãy tham gia Khóa học xuất nhập khẩu cho người chưa biết gì tại Xuất nhập khẩu Lê Ánh. Khóa học sẽ được giảng dạy bởi đội ngũ chuyên gia đang làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và Logistics tại các doanh nghiệp lớn trong và ngoài nước.

HEFC đã chỉnh sửa và cung cấp nội dung cho bài viết này. Hãy truy cập HEFC để biết thêm thông tin về xuất nhập khẩu và Logistics.