Định nghĩa RMA là gì?
Xử lý trả lại sản phẩm là một phần trong hoạt động hàng ngày của nhiều nhà sản xuất. Ví dụ: khách hàng có thể muốn trả lại một mặt hàng bị lỗi hoặc hư hỏng, không đúng với mô tả hoặc mong đợi của họ, gây nhầm lẫn (ví dụ: sai sản phẩm hoặc kích thước) hoặc không cần thiết (ví dụ: sai sản phẩm hoặc kích thước) chẳng hạn như nhận được cùng một sản phẩm hai lần).
Thông tin được thu thập trong hệ thống RMA cho phép các công ty tổng hợp số liệu thống kê và sử dụng chúng để xem các xu hướng có liên quan. Liên quan đến việc trả lại hàng, để cải thiện chất lượng sản phẩm, tránh sai sót trong quá trình thực hiện đơn hàng và ngăn ngừa việc trả lại hàng trong tương lai. Việc xử lý chuyên nghiệp việc trả lại sản phẩm cũng có tác động trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng của công ty.
RMA hoạt động như thế nào?
Tất cả bắt đầu với một chính sách hoàn trả rõ ràng nêu chi tiết các trường hợp mà khách hàng có thể đưa ra yêu cầu trả lại và quy trình thực hiện điều đó.
Sau đó, họ cần chắc chắn rằng sản phẩm bị lỗi và đưa ra yêu cầu trả lại sản phẩm. Sau đây là các bước chung phải được thực hiện khi xử lý hàng trả lại:
- Bước 1 – Khi khách hàng đưa ra yêu cầu trả hàng, cần phải lập một bản ghi RMA mới được tạo để cho phép bạn theo dõi Bất kỳ hành động nào liên quan đến việc trả lại một mặt hàng.
- Bước 2 – Sau khi nhận được hàng, bạn phải kiểm tra để đảm bảo không có vấn đề gì với sản phẩm hoặc đơn đặt hàng.
- Bước 3 – Sau khi có kết quả kiểm tra, bạn sẽ cần điền vào biểu mẫu. Phương pháp điều trị thích hợp. Nếu hàng hóa bị lỗi không phải do nhà sản xuất thì nên thực hiện các biện pháp đã thỏa thuận với khách hàng để đưa ra giải pháp tốt, chẳng hạn như hỗ trợ sửa chữa. Nếu một mặt hàng cần được thay thế, một mặt hàng mới phải được nhập kho trước từ kho và đặt hàng mới; nếu cần hoàn lại tiền, hãy hoàn lại tiền cho khách hàng qua chuyển khoản ngân hàng, ví hoặc phương thức khác và hoàn lại tiền hóa đơn. Ngoài ra MekongSoft sẽ giới thiệu nhiều cách xử lý khác bên dưới.
Nếu một công ty không có quy trình được xác định rõ ràng và phần mềm chuyên dụng để quản lý việc trả lại sản phẩm, điều đó có thể dẫn đến nhiều vấn đề. Nếu có nhiều tờ khai, một số tờ khai có thể bị quên hoặc xử lý rất chậm do không có hồ sơ tổng thể.
Sau khi xử lý hàng trả lại, các mặt hàng thay thế vẫn còn trong kho và cũng cần được quản lý đúng cách để tránh tích lũy. Chúng có thể được bán lại, tái chế, tái sản xuất hoặc đưa vào các bộ phận thay thế.
Biểu mẫu RMA
Như đã đề cập ở trên, có nhiều cách khác nhau để xử lý hàng trả lại của khách hàng trong quá trình RMA.
Chỉ hoàn lại tiền – Trong trường hợp này, công ty sẽ hoàn lại tiền cho khách hàng mà họ không phải trả lại sản phẩm. Điều này thường được thực hiện khi quy trình hoàn trả đắt hơn so với chính sản phẩm, nhưng điều này rất hiếm.
Nhận hàng và hoàn tiền – Công ty yêu cầu khách hàng trả lại sản phẩm và hoàn lại tiền cho họ. Điều này có thể xảy ra khi một mặt hàng không đáp ứng mong đợi của khách hàng.
Nhận hàng không hoàn tiền – Công ty nhận sản phẩm nhưng không hoàn tiền cho khách hàng. Điều này có thể xảy ra khi khách hàng nhận được một mặt hàng mà họ không đặt (và không trả tiền) và trả lại.
Nhận và đổi – Công ty nhận sản phẩm và cung cấp sản phẩm thay thế cho khách hàng. Điều này xảy ra khi khách hàng nhận được một mặt hàng bị lỗi hoặc giao sai sản phẩm.
Chỉ trao đổi – Công ty cung cấp sản phẩm thay thế, không trả lại. Điều này có thể xảy ra một lần nữa khi quy trình RMA đắt hơn sản phẩm.
Trả lại và sửa chữa – Công ty nhận sản phẩm, sửa chữa và gửi lại cho khách hàng mà không tính thêm phí. Điều này xảy ra khi kiểm tra các điều khoản RMA cho thấy rằng khách hàng không chịu trách nhiệm về thiệt hại.
Phí sửa chữa – Công ty nhận sản phẩm. Sản phẩm, được sửa chữa, sau đó trả lại cho khách hàng cùng với hóa đơn dịch vụ. Điều này được thực hiện khi kiểm tra các điều khoản của RMA cho thấy khách hàng phải chịu trách nhiệm về hư hỏng phát sinh đối với sản phẩm và khách hàng phải trả tiền sửa chữa.
<3 Điều này được thực hiện khi khách hàng được coi là hoàn toàn chịu trách nhiệm về thiệt hại.
Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm đầy đủ – Đôi khi, những kẻ lừa đảo cố gắng gian lận. Các doanh nghiệp hoàn lại tiền mà không thực sự trả lại mặt hàng.Công ty có thể nhận được số theo dõi gói hàng từ khách hàng và khi phát hiện ra rằng sản phẩm đang trên đường về, công ty sẽ hoàn lại tiền. Tuy nhiên, khi nhận được hàng trả lại, gói hàng trống rỗng hoặc chứa đầy thứ không phải là hàng hóa. Đó là lý do tại sao mọi công ty cần phải có một quy trình RMA cụ thể để tránh gian lận hoàn trả rõ ràng này.
Sử dụng phần mềm để quản lý RMA
Mặc dù bạn có thể tìm phần mềm RMA chuyên dụng trực tuyến nhưng bạn nên sử dụng phần mềm quản lý kho có RMA tích hợp mô-đun. Điều này cho phép bạn quản lý liền mạch tất cả các khía cạnh của quy trình trả lại hàng trong khi xử lý phần hàng tồn kho của quy trình cũng như tất cả các mô-đun thiết yếu khác để vận hành cơ sở sản xuất hoặc doanh nghiệp phân phối.
Nó cũng giúp tạo các đơn đặt hàng dịch vụ, đặt các đơn đặt hàng thay thế, theo dõi hàng tồn kho của các mặt hàng bị trả lại, tạo chứng từ vận chuyển và hóa đơn để sửa chữa hoặc hoàn lại tiền nếu cần.
Phần mềm quản lý hàng tồn kho với mô-đun RMA tích hợp sẽ cung cấp cho bạn thông tin tổng quan về các yêu cầu RMA của bạn và đẩy nhanh quá trình, cải thiện trải nghiệm tổng thể của khách hàng. Một dịch vụ hoàn trả tốt thậm chí có thể thuyết phục những khách hàng không hài lòng quay lại lần nữa.
.
