Mã vạch, được gọi là Barcode, đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đánh giá chất lượng và quản lý hàng hóa của doanh nghiệp, nhà sản xuất hay chủ kinh doanh. Barcode không còn là khái niệm xa lạ trong thực tế kinh doanh. Vậy thực chất của mã vạch là gì và làm thế nào để quản lý hàng hóa hiệu quả nhất? Hãy cùng tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.
1. Mã vạch là gì?
Mã vạch, còn được gọi là mã vạch, bao gồm các đường trắng đen song song và có kích thước khác nhau. Khi quét mã vạch bằng máy quét hoặc máy đọc mã vạch, bạn sẽ nhận được thông tin về sản phẩm.
2. Có những loại mã vạch nào?
Trên thực tế, mã vạch được chia thành nhiều loại khác nhau tùy theo mục đích sử dụng. Tuy nhiên, mã vạch thông thường gồm 2 loại chính:
2.1 Mã vạch 1D
Dạng mã vạch này được biết đến dưới dạng tuyến tính, gồm các đường thẳng song song với độ rộng khác nhau. Mã vạch 1D còn được gọi là mã vạch 1 chiều, vì dữ liệu được mã hóa dựa trên chiều rộng (ngang) duy nhất.
2.1.1 UPC (Universal Product Code)
Mã UPC là ký hiệu mã hóa số được sử dụng từ năm 1973 cho ngành thực phẩm, nhằm tránh trùng lặp với từng sản phẩm. Mã UPC gồm 12 ký số và chia thành 2 phần, một là phần mã vạch máy đọc được và một là phần mã vạch người đọc được.
Mã UPC thường được sử dụng để dán và kiểm tra hàng tiêu dùng tại các điểm bán cố định trên toàn thế giới. Loại mã vạch này thuộc quyền quản lý của hội đồng mã thống nhất Mỹ UCC và được sử dụng phổ biến nhất tại Mỹ, Canada, Úc, Anh, New Zealand, và một số quốc gia lớn khác. Mã UPC thường được áp dụng trong ngành bán lẻ, siêu thị, hàng tiêu dùng và công nghiệp thực phẩm.
UPC được chia thành 2 loại:
– UPC-A: Mã hóa 12 chữ số (phiên bản chuẩn nhất)
– UPC-E: Mã hóa 6 chữ số
– EAN (European Article Number)
EAN là bước phát triển tiếp theo của UPC, với cách mã hóa tương tự như UPC, nhưng bao gồm 13 ký số và được sử dụng trên toàn cầu cho các sản phẩm.
2.1.2 EAN (European Article Numbering-Uniform)
Các doanh nghiệp muốn sử dụng mã EAN trên sản phẩm của mình phải là thành viên của Tổ chức Mã số mã vạch Việt Nam để được cấp mã số doanh nghiệp. Tương tự như UPC, EAN cũng được sử dụng trong ngành bán lẻ, siêu thị và hàng tiêu dùng.
EAN được chia thành 2 loại chính:
– EAN-8: Mã hóa 8 chữ số
– EAN-13: Mã hóa 13 chữ số
Ngoài ra, EAN còn được chia thành các loại khác như JAN-13, ISBN, ISSN…
2.1.3 Code 39
Code 39 bao gồm các ký tự chữ và số thông dụng nhất, cùng với khả năng lưu trữ nhiều thông tin hơn trong các ký tự chữ hoa. Code 39 được ưa chuộng rộng rãi trong bán lẻ và sản xuất, đặc biệt sử dụng phổ biến trong các ngành Y tế, xuất bản sách, Bộ Quốc phòng,…
2.1.4 Interleaved 2 of 5 (ITF)
Interleaved 2 of 5 là loại mã vạch chỉ mã hóa ký số thay vì ký tự. Loại mã vạch này có độ dài có thể thay đổi và có khả năng lưu trữ nhiều thông tin hơn trong 1 khoảng thời gian ngắn.
ITF xử lý dung sai cao và phù hợp in trên các bìa cứng, giúp kiểm soát hàng hóa phân phối, lưu kho và vận chuyển container,…
2.1.5 Mã Codabar
Mã Codabar được sử dụng thông dụng trong chuyển phát thư tín, công nghiệp phim ảnh, phòng thí nghiệm, với khả năng mã hóa tới 16 ký tự khác nhau.
Codabar có các biến thể: Mã Ames, mã số 2 của 7, NW-7, Monarch, ANSI/AIM, USD-4.
2.2 Mã vạch 2D
Dạng mã vạch này được biết đến dưới dạng mã ma trận, gồm các ô vuông lớn nhỏ xen kẽ và có khả năng lưu trữ nhiều thông tin hơn so với mã vạch 1D.
Dữ liệu trong mã vạch 2D có thể được sắp xếp đa dạng theo chiều ngang hoặc dọc và có thể chứa ít nhất 2000 ký tự. Mã vạch 2D được ứng dụng để liên kết tới các trang web, nhận dạng sản phẩm hay thanh toán trực tuyến,…
2.2.1 QR Code (Quick Response)
QR Code đã trở nên phổ biến trong các hoạt động tiếp thị, quảng cáo, thương hiệu, thanh toán hay các chương trình ưu đãi. Mã QR Code có nhiều ưu điểm như kích thước đa dạng, đọc dữ liệu nhanh, hỗ trợ mã hóa 4 chế độ và ít bị lỗi.
2.2.2 Mã ma trận (Data Matrix)
Loại mã ma trận này gần như không bị lỗi và có khả năng đọc nhanh, được sử dụng trong việc đặt tên hàng hóa, văn bản,…
2.2.3 Mã vạch PDF417
PDF417 là một loại mã vạch 2D được dùng trong các ứng dụng yêu cầu lưu trữ lượng dữ liệu khổng lồ, được ứng dụng nhiều trong ảnh kỹ thuật số, dấu vân tay, số và đồ họa, chữ ký,…
Xem thêm: Cách tạo mã QR cho sản phẩm chỉ với 7 bước đơn giản
3. Vai trò của mã vạch trong kinh doanh
Mã vạch đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hàng hóa, đặc biệt là trong các cửa hàng bán lẻ. Nó giúp tối ưu quy trình quản lý hàng hóa và giảm bớt việc nhớ nhiều thông tin sản phẩm.
Mã vạch cũng hỗ trợ trong việc đánh giá hàng hóa chính hãng và quá trình quản lý thông tin của doanh nghiệp, đơn vị hay hãng sản xuất.
Nếu kết nối thiết bị bán hàng với phần mềm quản lý bán hàng, giá cả và tên sản phẩm sẽ tự động hiển thị trên màn hình bán hàng và hóa đơn, đảm bảo tính chính xác trong quá trình thanh toán và bán hàng.
Mã vạch cũng hỗ trợ trong việc kiểm kho thông qua các phần mềm quản lý hàng hóa, giúp theo dõi tiêu thụ và tồn kho một cách chính xác.
4. Cách quản lý hàng hóa và kho hàng dễ dàng với mã vạch
Hiện nay, có 2 phương pháp để quản lý hàng hóa và kho hàng dễ dàng hơn:
Cách 1: Mỗi sản phẩm có mã vạch riêng, được sắp xếp theo lô và loại sản phẩm. Mã vạch sẽ được đánh số theo thứ tự tăng dần cho các sản phẩm cùng loại. Phương pháp này tăng số lượng mã vạch cần quản lý, nhưng giúp quản lý thông tin sản phẩm chính xác nhất.
Cách 2: Các sản phẩm cùng loại trong một lô hàng có mã vạch giống nhau và được đánh phân biệt giữa các lô hàng. Phương pháp này giúp tìm thấy thông tin về sản phẩm, nhưng không phân biệt sản phẩm đã được phân phối cho khách hàng nào nếu không xuất hết lô hàng hoặc xuất cho nhiều khách hàng khác nhau.
Hiện nay, các nhà cung cấp thường áp dụng cách quản lý theo cách 1. Mặc dù cách làm này có phần phức tạp, nhưng với sự phát triển của công nghệ, không còn quá khó khăn với các phần mềm quản lý hàng hóa bằng mã vạch.
Với Sapo POS, chủ kinh doanh có thể lựa chọn các phương pháp quản lý hàng hóa như theo lô – hạn sử dụng hoặc theo Serial để đảm bảo sự thuận tiện và chính xác trong quản lý hàng hóa.
Sapo POS cũng hỗ trợ quy trình quản lý kho dễ dàng:
– Nhập kho: Máy quét mã vạch đọc mã vạch trên từng lô hàng nhập và tự động tạo phiếu nhập với các thông tin liên quan.
– Xuất kho: Tạo phiếu xuất kho dễ dàng thông qua thiết bị đọc mã vạch. Sapo POS tự động ghi nhận hoạt động xuất kho với các thông tin như ngày xuất, chi tiết đơn xuất, người nhận, công nợ,…
– Kiểm kho: Quản lý kho và kiểm kho trở nên dễ dàng hơn với mã vạch. Sapo POS giúp tối ưu thời gian kiểm kho và đảm bảo tính chính xác trong quá trình kiểm hàng.
HEFC hi vọng rằng những chia sẻ trên đã giúp bạn hiểu rõ về mã vạch và các loại mã vạch phổ biến nhất. Áp dụng mã vạch một cách phù hợp để quản lý hàng hóa và kiểm kho dễ dàng nhất.
Bài viết được chỉnh sửa bởi HEFC.
