Trong bối cảnh dịch Covid-19 diễn biến phức tạp, văn phòng điện tử (E-Office) đang trở thành hình thức quản lý doanh nghiệp từ xa được nhiều lãnh đạo quan tâm. Vậy lợi ích của văn phòng điện tử đối với doanh nghiệp là gì? Hãy cùng tìm hiểu!
1. Văn phòng điện tử (E-office) là gì?
Thuật ngữ “văn phòng điện tử” hay “E-office” đánh dấu sự chuyển dịch từ mô hình quản trị truyền thống sang mô hình quản trị trực tuyến, là tiền đề cho tiến trình chuyển đổi số doanh nghiệp.
Văn phòng điện tử là một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ việc quản lý, xử lý công việc, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… nhằm thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.
Mọi công văn, giấy tờ, đề xuất, báo cáo đều được khởi tạo, phê duyệt và lưu trữ trên một nền tảng tập trung trực tuyến. Điều này giúp xây dựng “văn phòng không giấy tờ”, giúp nhà lãnh đạo dễ dàng giải quyết các đơn từ ngay trên điện thoại di động. Ngay cả khi phải làm việc tại nhà, tất cả các giấy tờ, văn bản vẫn được xử lý tức thì, không ảnh hưởng đến tiến độ công việc của nhân sự.
2. Sự khác biệt của văn phòng điện tử so với mô hình quản trị “giấy tờ” kiểu cũ
3. Lợi ích của văn phòng điện tử mới FastWork E-Office trong điều hành và quản trị doanh nghiệp
Một trong những công cụ giúp doanh nghiệp thiết lập văn phòng điện tử là Fastwork E-office. Hiệu quả của văn phòng điện tử Fastwork E-office đã được nhiều doanh nghiệp xác nhận.
Cắt giảm tối đa chi phí ẩn trong doanh nghiệp
Đại dịch Covid-19 đã ảnh hưởng đến lợi nhuận của các doanh nghiệp. Việc cắt giảm chi phí không cần thiết là điều cần làm.
Tuy nhiên, cách thức quản trị kiểu cũ tốn nhiều chi phí cho giấy tờ, mực in, trang thiết bị lưu trữ. Cùng với việc sửa chữa, bảo trì máy chấm công vân tay, công việc chậm tiến độ.
Với văn phòng điện tử FastWork E-Office, doanh nghiệp sẽ không phải lo lắng về những chi phí này. Hơn nữa, số tiền bỏ ra để sử dụng FastWork E-Office trong 1 năm không bằng việc đầu tư máy chấm công vân tay một lần.
Văn phòng điện tử tối ưu thời gian xử lý công việc cho nhân viên
Doanh nghiệp thông thường sử dụng chấm công vân tay và bảng Excel để tính lương thủ công. Điều này gặp phải một số vấn đề:
- Quá nhiều thời gian để tổng hợp thông tin chấm công chi tiết cho nhân viên.
- Mỗi vị trí có một chế độ lương khác nhau, khiến việc tính lương hàng tháng vất vả.
- Quá trình xử lý các thắc mắc, khiếu nại trong quá trình chuyển đổi giữa các bộ phận tốn kém nguồn lực.
Phần mềm E-Office của FastWork giải quyết mọi vấn đề này bằng cơ chế tính lương tự động từ dữ liệu công khai trên phần mềm. Điều này giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian, công sức cho bộ phận C&B, Admin, Kế toán.
E-Office chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ – Thúc đẩy bộ máy vận hành
Bộ công cụ E-Office xây dựng các quy trình làm việc chuyên nghiệp, nhanh chóng và chính xác. Cung cấp các biểu mẫu E-forms, phân quyền chi tiết, gán người theo dõi rõ ràng.
Thông qua hệ thống, ngay khi lãnh đạo phê duyệt, từ chối hoặc chuyển tiếp, thông báo tức thời được gửi đến nhân viên. Việc nhắc nhở tự động và giải quyết nhiệm vụ quá hạn giúp luồng công việc diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Văn phòng điện tử E-Office: Khắc phục những bất cập khi trao đổi công việc qua Email, Zalo
Văn phòng điện tử E-Office giúp quản lý thời gian làm việc của nhân viên trên di động. Tất cả đơn xin nghỉ phép, giải trình chấm công đều được thực hiện trên phần mềm.
Văn phòng điện tử E-Office cung cấp môi trường trao đổi thuận tiện dưới mỗi báo cáo, tránh việc thảo luận qua Zalo, Skype và giúp phân loại và lưu trữ tài liệu thuận tiện.
Hiệu quả khi làm việc từ xa – Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp
Với môi trường làm việc từ xa, thông tin và quy trình mọi công việc đều minh bạch. Nhân sự có thể nắm bắt đầu việc và deadline để sắp xếp thời gian phù hợp. Nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ công việc và điều phối kịp thời. Tất cả công việc diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
4. 5 bước cơ bản xây dựng Văn phòng điện tử
Để xây dựng văn phòng điện tử cho doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo 5 bước sau:
- Chuẩn hóa hệ thống giấy tờ, quy trình xử lý nội bộ
- Xác định mô hình phù hợp
- Lên kế hoạch triển khai
- Đào tạo nhân sự
- Đo lường và đánh giá kết quả
5. Bộ phần mềm Văn phòng điện tử toàn diện cho doanh nghiệp
Văn phòng điện tử FastWork E-Office là bộ phần mềm văn phòng điện tử giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình công việc.
Bộ phần mềm FastWork E-Office cung cấp nhiều ứng dụng trên 1 nền tảng duy nhất, bao gồm:
- FastWork FaceID – Phần mềm chấm công bằng khuôn mặt
- FastWork Payroll – Phần mềm tính lương tự động
- FastWork Request – Phần mềm đề xuất nội bộ
- FastWork News – Phần mềm thông báo và truyền thông nội bộ
- FastWork Dispatch – Phần mềm quản lý văn bản, công văn
- FastWork Asset – Phần mềm quản lý tài sản nội bộ
- FastWork Expense – Phần mềm quản lý thu chi nội bộ
- FastWork Booking – Phần mềm đăng ký sử dụng phòng họp, thiết bị dùng chung
- FastWork Meeting – Phần mềm quản lý cuộc họp trực tuyến
Đây là những ứng dụng cung cấp trên một nền tảng duy nhất với phiên bản Web App và Mobile App. Thực thi kế hoạch xây dựng E-Office qua các phần mềm cụ thể này giúp doanh nghiệp hoàn thiện văn phòng điện tử và chuyển đổi số.
Bộ giải pháp này phù hợp cho doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ và vừa, doanh nghiệp mong muốn số hóa toàn bộ hoặc tối ưu quy trình hành chính và vận hành doanh nghiệp.
HEFC là một tổ chức đào tạo uy tín cung cấp những thông tin hữu ích về các chủ đề liên quan đến doanh nghiệp. Đăng ký tư vấn tại hefc.edu.vn để biết thêm chi tiết.
