Lập hóa đơn bán hàng

Tạo mới hóa đơn bán hàng

Tạo hóa đơn trên màn hình chính

Tính năng này giúp chủ cửa hàng thiết lập các hóa đơn bán hàng theo yêu cầu. Để tạo được hóa đơn mới, bạn cần vào màn hình bán hàng hoặc quản lý. Từ đó chọn loại hàng hóa, số lượng, thông tin khách hàng, giá bán, hình thức thanh toán bằng các bộ lọc định sẵn và bắt đầu tạo hóa đơn.

Bên cạnh đó, người bán hàng có thể tạo nhanh đơn hàng bằng cách import dữ liệu trực tiếp từ excel vào phần mềm và tạo hóa đơn như bình thường

Quản lý doanh sách hóa đơn

Khi đã tạo hóa đơn, người dùng vẫn có thể dùng tính năng này để thực hiện các hoạt động quản lý hóa đơn như

• Cập nhật thông tin chung và chi tiết trong hóa đơn
• Sao chép hoặc hủy bỏ hóa đơn
• Xuất file/in hóa đơn
• Tìm kiếm và sắp xếp hóa đơn

Xem lịch thanh toán của các hóa đơn

Lịch sử thanh toán của các hóa đơn

Một hóa đơn tại KiotViet có thể thanh toán nhiều lần nếu như khách hàng ghi nợ. Việc lưu trữ lịch sử thanh toán của các hóa đơn giúp người bán theo dõi và cập nhật tình trạng đơn hàng.

Quản lý đặt hàng, đổi trả hàng

Đặt hàng

Tạo phiếu đặt hàng trực tiếp

Trước khi sử dụng tính năng đặt hàng, chủ cửa hàng cần thiết lập cửa hàng đầy đủ thông tin theo hướng dẫn. Sau đó tiến hành đặt hàng theo các bước chọn mặt hàng, import đơn hàng, chọn thông tin khách hàng, số lượng, giá bán… để tạo phiếu đặt hàng thành công.

Bạn có thể thao tác nhiều phiếu đặt hàng cùng 1 lúc. Phần mềm KiotViet cũng hỗ trợ ghi lại lịch sử đặt hàng và thông tin ghi nợ của khách hàng khi tạo đơn đặt hàng

Đổi trả hàng

Đổi trả hàng đơn giản theo hóa đơn

KiotViet hỗ trợ khách trả hàng theo hóa đơn. Tại tính năng này cần thiết lập phiếu trả hàng. Lựa chọn thông tin về số lượng hàng hóa, giá trả hàng, phí trả hoặc các khoản thu khác nếu có.

Tính năng này cũng cho phép cập nhật, sao chép hoặc hủy phiếu trả hàng. Đặc biệt có thể đồng bộ phiếu trả hàng khi offline.

Quản lý nhập hàng, chuyển hàng

Nhập hàng

Quản lý nhập hàng

Tính năng này được sử dụng giữa người bán và nhà cung cấp sản phẩm của họ. Bắt đầu quá trình nhập hàng cần tạo phiếu nhập hàng.

Có 3 cách để đưa thông tin vào phiếu, đó là:

• Chọn sản phẩm/quét mã vạch chọn số lượng bằng con trỏ chuột.
• Dùng phím Enter.
• Nhập trực tiếp từ file Excel.

Tương tự, bạn cũng có thể cập nhật thông tin, hủy hoặc sao chép các phiếu

Tại đây, KiotViet cũng giúp bạn gửi email về thông tin đặt hàng với nhà cung cấp về hàng nhập, số lượng nhập, giá nhập…

Chuyển hàng

Luân chuyển hàng hóa qua nhiều chi nhánh

Tính năng này dành cho các cửa hàng có nhiều chi nhánh. Việc chuyển hàng từ nơi này đến nơi khác để đảm bảo nhu cầu hàng hóa trong lúc chờ nhập hàng mới. Người bán thực hiện các thao tác tạo phiếu chuyển hàng tương tự như việc nhập hàng.

Sau khi chuyển hàng thành công, sẽ có thông báo gửi đến màn hình chính để bạn có thể nắm thông tin về sự luân chuyển hàng hóa.

Quản lý hàng hóa

Thêm mới hàng hóa

Cách thêm mới hàng hóa từ KiotViet

Loại hàng nhập về sẽ bao gồm hàng hóa thông thường, hàng sản xuất, hàng quản lý theo Serial/IMEI và hàng quản lý theo Lô – hạn sử dụng. Vậy nên, Phần mềm KiotViet sẽ giúp thêm vào hệ thống theo quy tắc để dễ quản lý.

Các hàng hóa được thêm vào vẫn được cập nhật thông tin thêm, sắp xếp theo danh mục hoặc có thể xóa khi ngừng kinh doanh sản phẩm đó.

Phân loại quản lý

Hệ thống của KiotViet sẽ phân loại hàng hóa theo 3 hạng mục:

• Hàng hóa thường: Có thể kiểm số lượng trực tiếp như quần áo, bánh kẹo…
• Hàng dịch vụ: Là loại hàng hóa phi vật chất, không có số liệu liên quan đến tồn kho như tiền công ship hàng, phí dịch vụ
• Hàng combo – đóng gói: Đây là loại hàng được gộp đơn từ nhiều loại hàng đơn lẻ như giỏ quà bao gồm rượu, bánh, kẹo…

In tem mã

Tính năng hỗ trợ tạo và in tem mã hàng hóa phục vụ cho máy quét mã vạch. Thao tác khá đơn giản, chỉ cần chọn loại hàng, khổ giấy và in. Nó cũng hỗ trợ in tem hàng loạt.

Dự kiến hết hàng

Kích hoạt dự kiến hết hàng để quản lý hàng hóa

Với tính năng dự kiến này, chủ cửa hàng có thể thông tin hàng hóa chuẩn bị hết để nhập hàng. Hoặc đặt hàng từ nhà cung cấp để đảm bảo luôn có sẵn hàng hóa phục vụ cho khách hàng.

Xem Lô – Hạn sử dụng hàng hóa

Đối với một số mặt hàng như mỹ phẩm, sữa, bánh,…cần được kiểm soát theo lô và hạn sử dụng rất quan trọng. Khi sắp xếp theo Lô và hạn sử dụng, phần mềm KiotViet cũng gợi ý xuất kho. Để những hàng hóa gần hết hạn sẽ được xuất trước 1 cách tự động

Quản lý sản xuất, định lượng nguyên vật liệu

Khi dùng tính năng này, chủ cửa hàng có thể sản xuất những sản phẩm có nhiều nguyên liệu. Nó cũng góp phần dự tính số lượng nguyên vật liệu sẽ sử dụng để hoàn thiện ra một sản phẩm là bao nhiêu.

Quản lý tồn kho

Kiểm kho

Tính năng kiểm kho

Việc kiếm kho giúp chủ cửa hàng nắm bắt được số lượng hàng hóa thực tế trong kho. Nó có bị chênh lệch so với thực tế không. Việc kiểm kho thường được thực hiện theo tuần, tháng, quý hay năm tùy theo quy mô và số lượng hàng của cửa hàng đó

Quản lý kho hàng

Từ việc kiểm kho, bạn có thể quản lý kho hàng để nắm bắt thông tin và bổ sung hàng hóa thiếu. Điều này còn giúp người bán biết mặt hàng nào đang bán chạy và nên nhập thêm hay không.

Cùng với đó, quản lý được tồn kho của các chi nhánh sẽ giúp luân chuyển hàng hóa. Chuyến hàng đến cửa hàng có nhu cầu đúng với loại hàng hóa đó.

Quản lý khách hàng

Đối với khách hàng thông thường

Thêm thông tin đối với khách hàng thông thường

KiotViet sẽ giúp chủ cửa hàng cập nhật thông tin đầy đủ thông tin khách hàng vào phần mềm. Với các thông tin về tên, số điện thoại, địa chỉ,… Những thông tin thiếu hoặc thay đổi có thể được cập nhật trong tương lai.

Khi có thông tin, bạn có thể xem được lịch sử bán/trả hàng. Cảnh báo các công nợ gần đến để khách hàng thanh toán kịp thời.

Khách hàng vừa là nhà cung cấp

Kích hoạt tính năng quản lý khách hàng vừa là nhà cung cấp

Trong trường hợp khách hàng vừa là khách hàng của cửa hàng, KiotViet cung cấp tính năng này để theo dõi công nợ và giao dịch.

Khi đó, hệ thống sẽ theo dõi công nợ tổng hợp, bao gồm các hoạt động bán hàng và nhập hàng. Công nợ hiện tại của đối tác sẽ luôn được tính dựa vào cả 2 loại hoạt động này để đồng bộ với nhau từ báo cáo đến mẫu in hay trong quản lý.

Quản lý nhân viên

Không chỉ hỗ trợ bán hàng với khách hàng, KiotViet bao gồm tính năng quản lý nhân viên. Tại đây có nhiều tính năng nhỏ giúp nhân viên làm việc hiệu quả và quá trình bán hàng được nhanh gọn hơn. Cụ thể:

Thêm danh sách nhân viên

Quản lý tất cả thông tin nhân viên tại 1 nơi. Điều này giúp ích cho công việc phía sau khi xếp lịch làm, trả lương, liên hệ khi có công việc gấp. Bạn hoàn toàn có thể thêm nhiều nhân viên cùng lúc, cập nhật hoặc thay đổi thông tin nếu cần.

Chấm công và tính lương cho nhân viên

Bảng chấm công cho nhân viên trên phần mềm KiotViet

Tạo bảng chấm công ngay trên phần mềm. Từ đó đặt lịch làm việc và và chấm theo ca làm. Chủ cửa hàng cũng có thể đưa thêm quy định thưởng phạt trên đây. Khi có bảng chấm công có thể tự động tính lương cho nhân viên theo mức lương đã cài đặt trước đó.

Quản lý phòng ban/chức vụ nhân viên

Tính năng này giúp doanh nghiệp quản lý thông tin các phòng ban và chức vụ cụ thể. Khi có vấn đề xảy ra trong bán hàng cần xử lý, quản lý sẽ liên hệ đúng thông tin người cần thiết để giải quyết vấn đề nhanh hơn.

Quản lý nhà cung cấp

Tính năng quản lý nhà cung cấp

Tính năng cho phép thêm các nhà cung cấp sản phẩm cho cửa hàng để dễ dàng quản lý. Đồng thời, các loại công nợ cũng được ghi nhận trên đây để 2 bên điều chỉnh và thanh toán đúng thời hạn.

Ngoài ra, bạn có thể quản lý nhà cung cấp theo chi nhánh. Với mỗi chi nhánh có thế có nhà cung cấp khách nhà và với tính năng này có thể quản lý độc lập công nợ của mỗi chi nhánh. Quản lý chi nhánh chỉ có thể thực hiện giao dịch trong chi nhánh của mình. Còn đối với cấp quản lý cao hơn có thể xem thông tin nhà cung cấp ở nhiều chi nhánh khác nhau.

Quản lý sổ quỹ (Thu/chi)

Quản lý sổ quỹ tại 1 màn hình dễ dàng

Tính năng này giúp người chủ cửa hàng quản lý được dòng tiền mặt, tài khoản ngân hàng của cửa hàng đã “thu” hoặc “chi” vào những việc gì, hiện còn tồn đọng bao nhiêu.

Bên cạnh đó, KiotViet còn hỗ trợ chuyển quỹ nội bộ. Với tính năng này, người dùng có thể thực hiện các hoạt động:

• Gửi tiền mặt vào tài khoản ngân hàng
• Rút tiền từ tài khoản ngân hàng chuyển vào quỹ tiền mặt
• Chuyển khoản giữa 2 tài khoản ngân hàng
• Chuyển quỹ tiền mặt nội bộ giữa các chi nhánh

Quản lý công nợ

Các loại công nợ và lịch sử thanh toán

Trong kinh doanh có các loại công nợ gồm: công nợ với khách hàng, với nhà cung cấp và với đơn vị vận chuyển. Tính năng này hỗ trợ tự động hóa quá trình ghi nhận lại các công nợ. Đồng bộ hóa các dữ liệu để chỉ quản lý ở 1 nơi.

KiotViet cũng thiết kế để báo những công nợ gần đến hoặc cảnh báo cho khách hàng công nợ để họ thanh toán. Đảm bảo lưu thông dòng tiền và đảm bảo hoạt động kinh doanh.

Chăm sóc khách hàng

Hệ thống chăm sóc khách hàng qua Email/SMS/Zalo

Chăm sóc khách hàng qua hệ thống SMS-Email-Zalo

KiotViet hiện kết hợp với Vietguys để cung cấp tính năng gửi SMS trên hệ thống. Đây là hình thức CSKH đã quen thuộc. Người dùng sử dụng dữ liệu khách hàng đã có sẵn trong phần mềm. Từ đó chọn các gói gửi tin nhắn, thiết lập tin nhắn và gửi theo kế hoạch để ra.

Đối với email, KiotViet đang hỗ trợ bạn 4 loại cấu hình gửi email cho khách hàng

• Cấu hình KIOT MAIL: Hỗ trợ dưới dạng địa chỉ email là:[email protected] Với các cửa hàng dùng thử, KiotViet hỗ trợ gửi miễn phí 5 email/1 tháng và miễn phí 100 email/1 tháng với các cửa hàng đã ký hợp đồng.
• Cấu hình Gmail: Với loại cầu hình này người cần đảm bảo chính sách gửi mail của Google. Để tránh bị khóa tài khoản nên gửi dưới 100 email/ngày
• Cấu hình Yahoo mail: Các bước tương tự Gmail
• Các cấu hình khác

Hiện nay, KiotViet còn đồng bộ thông tin thành viên/khách hàng từ Zalo. Cho phép Khách hàng thành viên của gian hàng truy xuất thông tin điểm tích lũy của mình ngay trên Zalo. Nhưng để đồng bộ được doanh nghiệp cần có tài khoản Zalo OA (Zalo Official Account) được xác thực theo chính sách của Zalo.

Quản lý chương trình khuyến mãi, voucher

Cập nhật thông tin các chương trình khuyến mãi

Tính năng này giúp tạo và quản lý các chương trình khuyến mãi. Tại đây, bạn có thể tạo chương trình mới, lựa chọn hình thức khuyến mãi, xem các hoạt động hoặc điều chỉnh khuyến mại.

Còn với tính năng Voucher của KiotViet sẽ hỗ trợ quản lý các điều kiện sử dụng voucher theo đợt phát hành, trả, hủy từng voucher và theo dõi lịch sử. Vào cuối ngày hoặc cuối đợt sẽ có báo cáo, phân tích các số liệu liên quan đến voucher để nắm được hiệu quả.

Ở mặt khác một số thiết lập cho phép thanh toán gộp voucher, áp dụng kèm thanh toán bằng điểm hoặc các chương trình khuyến mại khác.

Hệ thống tích điểm

Tính điểm cho mỗi hàng hóa được mua

Hình thức CSKH cực kì phổ biến và luôn đạt hiệu quả là tích điểm cho khách hàng. Hệ thống tích điểm của KiotViet giúp tích điểm theo doanh thu hóa đơn, theo hàng hóa, cho phép người dùng có thể tùy biến linh hoạt điểm trên từng hàng hóa theo mong muốn của cửa hàng.

Phần điểm tích lũy của khách hàng sẽ được cập nhật thường xuyên và xuất thành báo cáo. Báo cáo thường xuyên và cuối ngày và cả báo cáo tài chính.

Quản lý và bán hàng trên thiết bị di động

Để đáp ứng nhu cầu làm việc và quản lý mọi lúc mọi nơi, KiotViet phát triển việc quản lý và bán hàng nhanh qua thiết bị di động (App bán hàng). Trên ứng dụng có thể thực hiện các hoạt động như tạo hóa đơn, quét mã vạch bằng camera để tìm sản phẩm, đặt hàng, trả hàng, xem báo cáo cuối ngày…

Đồng bộ dữ liệu với tất cả các thiết bị khác. Ngoài ra, App còn liên kết và chuyển đến ứng dụng quản lý để bảo đảm các hoạt động. Chủ cửa hàng cũng có thể liên hệ với KiotViet thông qua app để được hỗ trợ nhanh hơn.

Báo cáo kinh doanh

KiotViet cung cấp khá đầy đủ các loại báo báo. Gồm báo cáo hoạt động cuối ngày, bán hàng, đặt hàng, hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp, báo cáo về nhân viên và quan trọng là báo cáo tài chính.

Đồng thời, đối với các cửa hàng đang kinh doanh đa kênh, các báo cáo về kênh bán hàng cũng có thể xem tại đây. Từ đó, chủ cửa hàng có thể nắm bắt tình hình kinh doanh để có kế hoạch phát triển phù hợp.

Báo cáo các kênh kinh doanh theo biểu đồ tròn của KiotViet

Tích hợp hệ thống

Đồng bộ thông tin gian hàng từ sàn TMĐT với KiotViet

KiotViet hiện có thể tích hợp với sàn TMĐT là Tiki, Shopee, Lazada, Sendo. Khi tích hợp bạn có thể đồng bộ tất cả thông tin từ sàn để quản lý trên KiotViet. Ví dụ như quản lý đơn hàng, tồn kho, giá bán…

Hệ thống KiotViet cho phép mỗi chi nhánh của gian hàng có thể kết nối với 5 gian hàng nhà bán trên các sàn TMĐT.

KiotViet tích hợp với Tiki

KiotViet tích hợp với Lazada

KiotViet tích hợp với Shopee

KiotViet tích hợp với Sendo

KiotViet Sync

KiotViet Sync là tính năng giúp đồng bộ tự động thông tin sản phẩm, thông tin đơn hàng giữa KiotViet và Website (sử dụng mã nguồn mở WordPress). Giúp khách hàng quản lý tập trung thông tin sản phẩm, đơn hàng, khách hàng ngay trên KiotViet.

Để dùng được KiotViet Sync bạn cần đảm bảo các điều kiện:

• Có website sử dụng mã nguồn mở WordPress version 4.9 trở lên.
• Đã cài sẵn phần mở rộng Woocommerce.
• PHP 7.0 trở lên.
• Đã có sẵn gian hàng tại KiotViet.

Quản lý SERIAL/ IMEI cho ngành điện tử, điện máy

Kích hoạt quản lý Serial/IMEI trong mục Hàng hóa

Đây là tính năng đặc trưng được thiết kế cho ngành hàng điện tử, điện máy. Trước khi khi sử dụng tính năng cần thiết lập trước để có về vận hàng được. Sau đó có thể thêm mới, nhập hàng và quản lý loại hàng hóa này như bình thường.

Quản lý order/ phòng bàn/ bếp/ tính giờ cho ngànhBar/ Cafe/ Nhà hàng

Tương tự ngành hàng điện tự, KiotViet phát triển tính năng phù hợp với ngành Bar/Cafe/Nhà hàng

Quản lý order

Tính năng hỗ trợ nhân viên order ngay trên màn hình Ipad. Vừa có thể order nhiều bàn cùng lúc vừa đúng đủ số lượng, tránh các thao tác thủ công. Ngoài ra, quán có thể phục vụ khách hàng bằng menu điện tử được tích hợp trên Ipad, tư vấn chọn món trực tiếp ngày tại bàn.

Đối với thu khi tính hóa đơn cho khách hàng cũng dễ dàng kiểm soát số lượng, tiền thối để chính xác số liệu và tránh thất thu.

Real-time order hỗ trợ bếp điều phối chế biến

Đây là tính năng giúp tối ưu hóa thời gian chuyển order, sắp xếp các order, hệ thống thông báo từ bếp cho phục vụ và thu ngân. Mọi hoạt động sẽ diễn ra tự động và hạn chế việc sót đơn, hoặc nhân viên không nhận được thông tin những món ăn đã làm xong.

Đặt bàn

Tính năng đặt hàng cho ngành Bar/Cafe/Nhà hàng

Thông qua tính năng ngày, thu nhân nhận thông tin và tạo phiếu đặt bàn cho khách hàng. Sắp xếp bàn và chuẩn bị đón tiếp hoặc liên hệ khách khi đến gấn lịch hẹn. Đồng thời, chuyển thông tin cho nhân viên phục vụ để gắn phiếu đặt bàn, sắp xếp phục vụ.

Quản lý bếp

Vào mục nhà bếp để quản lý bếp dễ hơn

Để đảm bảo hoạt động xuyên suốt, tính năng này giúp theo dõi, quản lý chi tiết danh sách và trạng thái các món ăn đang được chế biến. Xem thứ tự món ăn/đồ uống theo đơn hàng. Và xác nhận trả món khi chế biến xong.

Ngoài ra, KiotViet thêm tính năng bán hết – còn để báo cáo tình hình bếp cho bộ phần thu ngân và phục vụ ở trên nhanh hơn. Từ đó hạn chế phục vụ những món đang hết hoặc đang thiếu nguyên liệu để làm.