Triệu tập đại hội đồng cổ đông trực tuyến được không?

Trong thời đại công nghệ 4.0, hình thức họp cổ đông trực tuyến trở nên phổ biến. Đặc biệt trong thời điểm dịch bệnh Covid-19 vừa qua, họp trực tuyến đã mang lại hiệu quả và lợi ích thiết thực để doanh nghiệp kịp thời tìm ra giải pháp ứng phó với dịch bệnh, hạn chế thiệt hại do hoạt động sản xuất. Sản xuất kinh doanh bị gián đoạn.

Đại hội đồng cổ đông là cuộc họp quan trọng của mỗi công ty cổ phần, nhưng hàng năm công ty cũng dành rất nhiều ngân sách để tổ chức đại hội. Sự phát triển của lĩnh vực công nghệ thông tin ngày nay đã cho thấy rõ việc tổ chức đại hội đồng cổ đông bằng phương thức điện tử đối với công ty cổ phần vẫn đảm bảo tiêu chuẩn về nội dung và giảm được nhiều chi phí.

Để giải đáp thắc mắc của quý doanh nghiệp, khách hàng về (i) cơ sở pháp lý để tổ chức đại hội trực tuyến và (ii) những điều nên và không nên làm khi tổ chức đại hội trực tuyến, Le & Associates xin gửi tới Quý doanh nghiệp một số phân tích cơ bản như sau:

1.Đại hội cổ đông trực tuyến – xu hướng tổ chức họp mới của các công ty Việt Nam

Gần đây, việc tổ chức họp trực tuyến ngày càng phổ biến, bởi chỉ các công ty mới cần thông qua một số điểm chung

• Tiết kiệm thời gian;
• Tiết kiệm chi phí tổ chức (bao gồm thuê địa điểm, đi lại của cổ đông, in ấn tài liệu, v.v.). Đặc biệt đối với các công ty niêm yết, các chi phí này sẽ giảm đi rất nhiều khi áp dụng hình thức họp trực tuyến.

Nếu công ty ứng dụng hiệu quả các thành tựu của ngành công nghệ thông tin và tổ chức thành công đại hội đồng cổ đông trực tuyến (video, teleconference) thì đây sẽ là tiền đề để tiến tới mục tiêu lâu dài. mục tiêu tối ưu hóa quản trị doanh nghiệp. Cụ thể, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo các cuộc họp và các quyết định phát triển công ty được diễn ra đúng quy định của pháp luật mà còn đảm bảo không bỏ lỡ các cơ hội đầu tư, kinh doanh khi đàm phán, tham gia hoạt động kinh doanh, giao dịch nhanh chóng với đối tác.

Thời gian qua, do yêu cầu giãn cách xã hội, nghiêm cấm tụ tập đông người để phòng chống dịch Covid-19, ngày càng nhiều doanh nghiệp chú ý đến việc áp dụng luật tổ chức ĐHĐCĐ thường niên đúng thời hạn và tổ chức Đại hội đồng cổ đông bất thường Xây dựng phương án ứng phó với dịch bệnh an toàn, hiệu quả.

Bên cạnh những lợi ích trên, họp trực tuyến được coi là giải pháp hữu hiệu cho những tồn tại của việc gặp mặt trực tiếp, không đủ số lượng cổ đông. Trên thực tế, có nhiều công ty có cổ đông là người nước ngoài hoặc ở xa nên việc sắp xếp thời gian và chi phí để di dời địa điểm tổ chức sẽ gây rất nhiều khó khăn và bất tiện. Việc áp dụng hình thức đại hội mạng sẽ tháo gỡ những khó khăn này và tạo điều kiện thuận lợi nhất để cổ đông thực hiện đầy đủ và hiệu quả các quyền của mình.

2. Tổ chức đại hội đồng cổ đông trực tuyến có hợp pháp không?

Trong quá trình Le & Associates cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý cho khách hàng, chúng tôi đã nhận được rất nhiều câu hỏi từ các doanh nghiệp: Có nên tổ chức đại hội đồng cổ đông trực tuyến? Hình thức họp có đáp ứng các yêu cầu pháp lý không và tất cả các công ty có thể đăng ký hình thức họp trực tuyến không? Nếu có thể tổ chức họp đại hội đồng cổ đông trực tuyến, công ty cần lưu ý những vấn đề gì để tránh lộ bí mật kinh doanh, không tuân thủ các quy định của pháp luật về hình thức họp và gây tranh chấp? Nghị quyết đại hội đồng cổ đông có bị hủy bỏ theo yêu cầu của cổ đông nội bộ hay cổ đông không?

Với kinh nghiệm nhiều năm hợp tác, tư vấn và hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp, xin có ý kiến ​​về vấn đề này như sau.

p>

Khi nào áp dụng họp trực tuyến?

Để trả lời câu hỏi trên, doanh nghiệp cần tra cứu các quy định của điều lệ hiện hành có hiệu lực đối với công ty, cụ thể như sau:

Trường hợp 1: Điều lệ khôngquy địnhhoặc quy định mạnh>khôngrõ ràng về ĐHĐCĐ trực tuyến

Theo thực tiễn tư vấn cho doanh nghiệp của Le & Associates Dựa trên kinh nghiệm, chúng tôi nhận thấy hầu hết các công ty hiện nay đều chưa có quy chế, hoặc có quy định nhưng không đủ chi tiết và rõ ràng.

Hiện nay, pháp luật công ty Việt Nam chưa có quy định cụ thể áp dụng đối với họp đại hội đồng cổ đông trực tuyến. Luật doanh nghiệp cũng không làm tăng thêm vấn đề.Cơ sở pháp lý rõ ràng nhất để tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến là Điều 140 Khoản 2 Luật Doanh nghiệp 2014 về thực hiện quyền dự họp ĐHĐCĐ và Nghị định 71/2017/NĐ-CP về quản trị công ty niêm yết. Theo đó, cổ đông được coi là tham dự và biểu quyết tại đại hội trong 04 trường hợp sau:

Đối với công ty niêm yết, Điều 8.3 Nghị định 71/2017/NĐ-CP về Quản trị yêu cầu công ty phải đảm bảo có “Quy Chế Nội Bộ Về Quản Trị Công Ty Về Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Hiện Đại, Cổ Đông Được Tham Dự Và Phát Biểu Ý Kiến Tại Cuộc Họp”. đại hội đồng cổ đông, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác theo mục 140 của Đạo luật Công ty và Công ty được Điều lệ”

Do đó, nếu điều lệ công ty không quy định cụ thể về việc đại hội đồng cổ đông được tổ chức trực tuyến, doanh nghiệp vẫn có thể triệu tập họp và biểu quyết bằng phương tiện điện tử, tuy nhiên để đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng trong việc áp dụng hình thức họp này, Le & Associates khuyến nghị doanh nghiệp nên bổ sung đầy đủ điều lệ công ty các quy định về trình tự và hình thức tổ chức đại hội đồng cổ đông.

Trường hợp 2: Điều lệ công ty quy địnhcụ thể tổ chức đại hội đồng cổ đông trực tuyến

Nếu điều lệ công ty có quy định cụ thể về phương thức tổ chức họp đại hội đồng cổ đông trực tuyến, Doanh nghiệp có thể đăng ký tổ chức họp trực tuyến theo quy định của pháp luật và điều luật cụ thể đã ghi vào điều lệ công ty của mình. thông lệ quản trị, điều lệ hội/quy chế nội bộ về quản trị công ty sẽ quy định về thời gian, thành phần, trình tự họp ĐHĐCĐ riêng của từng công ty, phương thức và nội dung. tất cả các cổ đông để thực hiện đầy đủ các quyền của mình.

3.Những vấn đề cần lưu ý khi tổ chức họp đại hội đồng cổ đông trực tuyến

Như đã đề cập ở trên Như đã đề cập ở trên, hiện nay, có không có luật chung áp dụng cho đại hội đồng cổ đông trực tuyến, do đó, dù đại hội đồng cổ đông được tổ chức trực tiếp hay trực tuyến thì các quy định của pháp luật về triệu tập và thủ tục họp đại hội đồng cổ đông đều phải tuân theo .

Trong Framework. Trong bài viết này, Le & Associates sẽ giải quyết các vấn đề quan tâm sau:

• Để triển khai mô hình họp trực tuyến, doanh nghiệp bỏ phiếu điện tử cần chú trọng về việc lựa chọn nhà cung cấp phần mềm/ứng dụng uy tín để đảm bảo chất lượng và an toàn cho các cuộc họp, điều này có ý nghĩa rất lớn trong việc giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro như lộ thông tin, bí quyết kỹ thuật, cơ hội kinh doanh cũng như đảm bảo quyền bình đẳng cho cổ đông;
• Mọi công tác chuẩn bị họp cần thực hiện khi họp trực tuyến, triệu tập họp, tổ chức họp… tối thiểu phải đảm bảo những gì pháp luật quy định (các bạn quan tâm có thể truy cập các nội dung này tại địa chỉ sau link:…);
• Cuộc họp trực tuyến vẫn phải đảm bảo tất cả các cổ đông có thể nghe đúng, nghe đầy đủ và chính xác những gì từng thành viên HĐQT và các cổ đông khác phát biểu tại cuộc họp. liên quan đến cuộc họp, doanh nghiệp phải thực hiện các bước để không ảnh hưởng đến quyền của cổ đông theo Mục 114.1(a) của Đạo luật Công ty 2014:

“Cổ đông phổ thông có quyền:

a) tham dự và phát biểu tại các cuộc họp đại hội đồng cổ đông trực tiếp hoặc thông qua đại diện được ủy quyền hoặc bằng các hình thức khác theo quy địnhvà thực hiện quyền biểu quyết theo quy định của pháp luật pháp luật và điều lệ công ty. Một phiếu bầu cho mỗi cổ phần phổ thông”;

• Việc thảo luận giữa các thành viên có thể được tiến hành trực tiếp qua điện thoại hoặc các phương tiện liên lạc khác hoặc kết hợp các phương tiện này để đảm bảo cổ đông có tiếng nói Cùng lúc tất cả những người tham gia khác.
• Để tiến hành họp trực tuyến hiệu quả, cổ đông cần được lưu ý, thông báo hoặc hướng dẫn đầy đủ về cách đăng nhập, tham gia, lắng nghe có ý kiến, có ý kiến, có ý kiến, có biểu quyết tại cuộc họp;
• Doanh nghiệp cần quan tâm đến chất lượng phần mềm/ứng dụng mà mình lựa chọn để cổ đông thực sự không bị hạn chế, cản trở khi thực hiện các quyền theo luật định như cũng như các Quyền của công ty được ghi nhận trong Hiến pháp.Nếu cổ đông có ý kiến, yêu cầu hoặc biết được những hạn chế của phần mềm/ứng dụng hội nghị truyền hình trực tuyến, doanh nghiệp phải có phương án giải quyết trong thời gian hợp lý để tránh rủi ro cổ đông yêu cầu hủy nghị quyết của đại hội đồng cổ đông . Điều 147 Luật Doanh nghiệp 2014: Cổ đông có quyền yêu cầu tòa án, trọng tài xem xét, hủy bỏ nghị quyết hoặc một phần nghị quyết của đại hội đồng cổ đông về những vấn đề sau:

</ul

“1 .Trình tự, thủ tục ra quyết định không tuân theo quy định của luật này và điều lệ công ty, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 148[1] luật này; p>

2 . Nội dung nghị quyết vi phạm pháp luật hoặc điều lệ công ty.”

***

Trên đây là một số phân tích và góp ý của Lê & Cộng sự, dành cho bạn đọc đang tìm hiểu hình thức họp đại hội đồng cổ đông trực tuyến. Nếu muốn được tư vấn cụ thể hơn, bạn có thể liên hệ với các luật sư, chuyên gia pháp lý của Le & Associates để được hỗ trợ hoặc tư vấn pháp luật miễn phí theo yêu cầu của bạn.

[1] Nghị quyết của đại hội đồng cổ đông được 100% cổ phần có quyền biểu quyết thông qua, kể cả trình tự, thủ tục thông qua nghị quyết đều hợp lệ là hợp pháp và có giá trị. Quyết định không được đưa ra như yêu cầu.

Ảnh bìa: www.iod.com

.