Warehouse là gì?

Warehouse (kho bãi) là một trong những bộ phận quan trọng của hoạt động logistics, nơi lưu trữ và bảo quản hàng hoá. Nó là một cơ sở bất động sản được sử dụng để lưu trữ và bảo quản hàng hoá. Warehouse thuộc quản lý của cá nhân hoặc doanh nghiệp, sẵn sàng đáp ứng nhu cầu lưu trữ của doanh nghiệp một cách nhanh chóng với chi phí thấp nhất.

Vai trò của bộ phận Warehouse với doanh nghiệp

Trong hoạt động logistics, warehouse đóng vai trò rất quan trọng và không thể thiếu. Warehouse có ảnh hưởng mạnh mẽ đến cách doanh nghiệp cung ứng hàng hóa ra thị trường. Thậm chí, warehouse còn ảnh hưởng đến chiến lược kinh doanh của một số doanh nghiệp.

Một doanh nghiệp cần đảm bảo lượng hàng hoá cần thiết cho hoạt động kinh doanh là một vấn đề then chốt. Nếu không có warehouse, doanh nghiệp sẽ phải nhập hàng liên tục và phải bán ngay khi sản xuất ra. Doanh nghiệp sẽ phải đáp ứng đồng thời hai vấn đề này, nếu không quá trình sản xuất kinh doanh sẽ bị đình trệ.

Tuy nhiên, khi có warehouse, doanh nghiệp sẽ dễ dàng giải quyết vấn đề này. Chỉ cần có warehouse, doanh nghiệp có thể điều chỉnh tần suất nhập hàng và xuất hàng một cách hợp lý để đảm bảo doanh nghiệp luôn hoạt động ổn định và liên tục.

Warehouse còn có các vai trò như giảm chi phí vận chuyển hàng hoá, hỗ trợ doanh nghiệp cung ứng hàng hoá hiệu quả hơn, hỗ trợ quá trình logistics ngược, và nhiều hơn nữa.

Các chức năng chính của phòng Warehouse

3.1- Lưu trữ hàng hóa

Lưu trữ hàng hoá là chức năng quan trọng nhất của warehouse. Nhờ có warehouse mà toàn bộ hàng hoá sẽ được tập trung tại một điểm, được phân loại, lưu trữ và quản lý một cách hiệu quả, khoa học nhất.

3.2- Bảo quản

Bên cạnh lưu trữ, warehouse còn có chức năng bảo quản hàng hoá. Khi được lưu trữ trong kho, hàng hoá của doanh nghiệp sẽ được đảm bảo số lượng và chất lượng, đảm bảo không bị biến đổi hoặc chỉ biến đổi rất ít trong quá trình lưu trữ.

3.3- Chuẩn bị đơn hàng

Tất cả hàng hóa sau khi được lưu trữ tại kho sẽ được tiến hành phân loại. Khi đó hàng hoá có thể được chia nhỏ, gộp lại hoặc xử lý để đáp ứng tốt nhất yêu cầu giao hàng, xuất kho hoặc là vận chuyển của các bộ phận có liên quan.

Phân biệt Warehouse và trung tâm phân phối

Mặc dù warehouse và trung tâm phân phối có điểm chung là lưu trữ, bảo quản và chuẩn bị đơn hàng nhưng có những điểm khác biệt rõ ràng:

• Warehouse chỉ tập trung vào việc lưu trữ, trong khi trung tâm phân phối có nhiều hoạt động khác như đóng gói.

• Warehouse tập trung vào đối tượng chính là hàng hoá, trong khi trung tâm phân phối tập trung vào khách hàng.

• Hoạt động warehouse không cần sử dụng công nghệ cao nhưng trung tâm phân phối thì bắt buộc.

• Mức độ hoạt động của warehouse không quá phức tạp, trong khi trung tâm phân phối rất phức tạp.

• Warehouse phục vụ chủ yếu trong nội bộ doanh nghiệp, trong khi trung tâm phân phối bao gồm cả nội bộ và khách hàng bên ngoài.

• Thời gian lưu trữ hàng hoá tại warehouse tương đối dài, trong khi trung tâm phân phối thì rất ngắn.

Phân loại Warehouse

Có nhiều loại warehouse khác nhau trong lĩnh vực logistics:

5.1- Warehouse kiểm soát khí hậu

Loại warehouse này thường được sử dụng để vận chuyển các loại hàng hoá dễ hư hỏng, chủ yếu là thực phẩm. Warehouse kiểm soát khí hậu bao gồm kiểm soát độ ẩm và nhiệt độ. Nhờ loại warehouse này mà các sản phẩm có thể giữ nguyên chất lượng ban đầu.

5.2- Warehouse tư nhân

Loại warehouse này thường thuộc quyền sở hữu của các tập đoàn bán lẻ lớn hoặc công ty lưu trữ tư nhân. Đây là các kho bãi độc quyền, thường được xây dựng gần cơ sở sản xuất hoặc bên ngoài công trường.

5.3- Warehouse công cộng

Loại warehouse này chỉ thích hợp khi doanh nghiệp cần lưu trữ hàng hoá trong khoảng thời gian ngắn. Khi doanh nghiệp có quá nhiều hàng hoá cần lưu trữ, họ có thể gửi hàng tại những warehouse công cộng trong thời gian ngắn để tìm kho bổ sung.

5.4- Warehouse tự động

Loại warehouse này đem lại hiệu quả cao, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian. Các warehouse tự động được quản lý bằng phần mềm để nhận đơn hàng, lưu trữ và di chuyển hàng hoá. Các thiết bị được sử dụng như xe nâng, giá đỡ đều rất hiện đại. Sử dụng phần mềm trong quản lý giúp hạn chế sai sót và gia tăng khả năng luân chuyển hàng hoá.

5.5- Warehouse ngoại quan

Warehouse ngoại quan là loại kho bãi được ngăn cách với khu vực xung quanh để tạm thời lưu trữ hoặc thực hiện các dịch vụ đối với hàng hoá nhập từ nước ngoài hoặc hàng hoá trong nước được đưa đến. Tại các warehouse ngoại quan, chủ hàng có thể ủy quyền cho chủ kho hoặc đại lý làm thủ tục hải quan, đóng gói, gia cố hàng hoá, ghép hàng hay phân loại hàng hoá.

5.6- Warehouse CFS

Loại warehouse này còn được biết đến với tên điểm thu gom hàng lẻ. Đây là loại warehouse chuyên đụng hàng lẻ được vận chuyển chung container khi các chủ hàng không có đủ hàng để vận chuyển riêng container. Hàng hoá sẽ được tập trung lại để đóng gói, sắp xếp trong lúc chờ làm thủ tục xuất nhập khẩu, nếu cần mới tiến hành phân chia hoặc ghép container để xuất khẩu.

5.7- Warehouse bảo thuế

Loại warehouse này thường thuộc sở hữu của doanh nghiệp và được sử dụng để lưu trữ nguyên liệu, vật tư nhập khẩu đã được thông quan nhưng chưa nộp thuế hàng xuất khẩu. Doanh nghiệp có trách nhiệm phối hợp với cơ quan thuế kiểm tra và giám sát warehouse bảo thuế.

Những lưu ý khi doanh nghiệp cần thuê Warehouse

Khi doanh nghiệp có nhu cầu thuê warehouse, cần lưu ý những điểm sau:

6.1- Hệ thống HVAC (sưởi, thông gió và điều hòa không khí)

Trong thực tế không phải warehouse nào cũng trang bị đầy đủ hệ thống HVAC. Nếu cần thuê warehouse có hệ thống này, doanh nghiệp sẽ phải tự cài đặt. Mặt khác, nếu warehouse có hệ thống này, bạn cũng không thể biết chắc người thuê trước đó có bảo trì hệ thống đúng yêu cầu hay không. Vì vậy, doanh nghiệp cần thận trọng để không phải gánh chịu những sai sót kỹ thuật có thể xảy ra.

Trước khi đưa ra quyết định thuê, doanh nghiệp cần thuê thợ có kinh nghiệm kiểm tra thiết bị, yêu cầu chủ warehouse kiểm tra, sửa chữa hệ thống, mọi việc cần được xác lập bằng văn bản. Khi đàm phán hợp đồng, doanh nghiệp nên thoả thuận với chủ kho rằng bạn sẽ bảo trì hệ thống HVAC, nhưng khi phát sinh việc sửa chữa hệ thống hoặc thay thế thì chủ kho phải chịu trách nhiệm.

6.2- Chi phí vận hành

Chi phí vận hành warehouse thường bao gồm các khoản thuế, bảo hiểm và bảo trì. Khi cần thuê warehouse, doanh nghiệp cần hiểu và phân biệt rõ các khoản chi phí nào không bao gồm trong chi phí vận hành và khoản chi phí nào có thể loại trừ.

6.3- Diện tích cần thuê

Khi thuê warehouse, bạn sẽ chỉ phải chi trả cho phần diện tích mà bạn sử dụng. Tuy nhiên một số chủ warehouse thường cố ý tính thêm phần diện tích mà bạn không sử dụng. Vì thế, bạn cần kiểm tra kỹ hợp đồng thuê, hiểu rõ luật và tìm hiểu về chủ kho.

6.4- Khu vực đậu xe

Trách nhiệm sửa chữa và bảo dưỡng khu vực đậu xe là trách nhiệm của chủ warehouse. Nhưng chủ kho thường cố ý bắt người thuê phải trả khoản này. Do đó, bạn cần xác định mục đích sử dụng bãi đậu xe, người sử dụng nhiều nhất và lượng xe sẽ để trong bãi.

6.5- Phân vùng

Nếu loại hàng hoá bạn gửi cần được phân vùng đặc biệt, không được để chung với các loại hàng khác, bạn cần đàm phán với chủ kho. Đồng thời điều này phải được thể hiện rõ trong hợp đồng.

6.6- Bảo trì hàng hoá

Bảo trì hàng hoá là trách nhiệm của cả doanh nghiệp và chủ kho. Tuy rằng bảo trì hàng hoá là trách nhiệm của cả hai bên, nhưng bạn cần hiểu rõ nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi bên và không nên phụ thuộc vào chủ kho. Bởi vì có những rủi ro bạn không thể dự đoán được.

6.7- Khu vực làm hàng và vận chuyển

Nếu hàng hoá của bạn có kích thước hoặc số lượng lớn, cần xe có trọng tải lớn để vận chuyển, bạn sẽ cần có kho bãi đủ rộng. Đặc biệt khu vực đó phải có lối đi đủ rộng để xe di chuyển. Bạn nên xác nhận với chủ kho xem họ có đáp ứng được những điều kiện cần thiết hay không.

6.8- Nguồn điện

Bạn cần xác định rõ yêu cầu về nguồn cấp điện. Nếu bạn không biết rõ về việc này, bạn nên thuê một kỹ sư điện hoặc thợ điện để đánh giá hệ thống điện trong kho. Điều này đảm bảo không để nguồn điện ảnh hưởng xấu đến chất lượng hàng hoá.

6.9- Chiều cao trần

Bạn cần kiểm tra xem chiều cao trần có phù hợp hay không. Nhất là trong trường hợp hàng hoá hoặc trang thiết bị của bạn có kích thước lớn.

6.10- Tải trọng sàn

Bạn cần xác định xem tải trọng sàn của tấm lót bê tông là bao nhiêu. Cũng như xác định rõ tải trọng mà bạn cần được đáp ứng là bao nhiêu.

Mô tả công việc của quản lý warehouse manager thông dụng

Mô tả công việc mẫu:

Khách hàng của chúng tôi là một công ty vận tải có vốn đầu tư nước ngoài, hiện đang tuyển Quản Lý Kho tại Hà Nội:

• Chịu trách nhiệm quản lý và thúc đẩy hoạt động kinh doanh kho tại Việt Nam, lên kế hoạch, phân công, quản lý sắp xếp nhân sự và công việc trong bộ phận
• Hỗ trợ trưởng phòng kinh doanh làm việc với khách hàng bên ngoài
• Phối hợp với các bộ phận và kế toán kho, nhà cung cấp dịch vụ nội bộ và bên ngoài để đảm bảo đáp ứng đầy đủ, kịp thời nhu cầu hàng hoá cho sản xuất, kinh doanh và tuân thủ theo quy trình quản lý kho
• Thu thập, tổng hợp số liệu trong kho và phân tích, đánh giá số liệu, đưa ra giải pháp xử lý
• Sắp xếp triển khai và giám sát công việc trong kho gồm: Nhập, xuất, tồn hàng hóa
• Quản lý, kiểm soát việc nhập/xuất hàng/tồn và làm các thủ tục nhập/xuất hàng theo đúng các quy định, biểu mẫu của Công ty; đảm bảo tất cả hàng hoá nhập/xuất của công ty đều có chứng từ và chữ ký xác nhận của các bên liên quan
• Điều phối xe và đội ngũ giao nhận đảm bảo đáp ứng kịp thời hàng hóa theo yêu cầu của các phòng ban
• Chịu Trách nhiệm toàn bộ hàng hóa trong các khu vực kho

Yêu cầu

• Nam / Nữ,
• Ít nhất 03- 05 năm kinh nghiệm tương đương tại nhà máy sản xuất công nghiệp điện tử
• Tiếng Trung thành thạo, biết Tiếng Anh là lợi thế

Các công việc tuyển dụng về Warehouse

Hy vọng rằng qua những thông tin trong bài viết này của HRchannels, các bạn có thể hiểu rõ warehouse là gì cũng như nắm rõ tất tần tật thông tin về warehouse trong doanh nghiệp. Từ đó, bạn có thể khai thác và vận hành warehouse sao cho hiệu quả nhất. Tìm việc làm trong lĩnh vực Warehouse – HRchannels