Trong thời điểm hiện tại, chúng ta nhận thấy rằng giấy khai sinh mang ý nghĩa và vai trò cực kỳ quan trọng. Giấy khai sinh chính là giấy tờ chứng minh quốc tịch gốc của mỗi công dân. Trong những trường hợp cụ thể khi giấy khai sinh bị mất, hỏng hoặc hư hại, việc xin bản sao giấy khai sinh trở nên vô cùng cần thiết đối với mọi cá nhân. Khi thực hiện các thủ tục hành chính, hầu hết mọi người đều cần có bản sao giấy khai sinh để nộp kèm hồ sơ. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về cách xin bản sao giấy khai sinh ở đâu, thủ tục và hồ sơ cần những gì.

1. Tìm hiểu về bản sao giấy khai sinh hợp lệ:

Hiểu về bản sao giấy khai sinh như sau:

Bản sao giấy khai sinh, theo quy định của pháp luật, là bản sao chép từ bản chính hoặc bản đánh máy khi đã có đầy đủ và chính xác nội dung từ bản gốc giấy khai sinh. Có hai loại cụ thể của bản sao giấy khai sinh trong thực tế:

• Bản sao giấy khai sinh được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp từ sổ gốc. Loại bản sao giấy khai sinh này có thể phân biệt với bản chính thông qua cụm từ “Giấy khai sinh” có ghi chữ “bản sao” ở dưới.
• Bản sao giấy khai sinh được photo nhưng đã được chứng thực tại văn phòng công chứng hoặc chứng thực tại ủy ban nhân dân xã, nơi người khai sinh được cấp giấy khai sinh.

Thực tế, hai loại bản sao giấy khai sinh này hợp lệ trong những trường hợp sau:

• Đối với bản sao giấy khai sinh được cấp từ sổ gốc, loại giấy tờ này có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch dân sự, trừ khi có quy định khác của pháp luật.
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp bản sao từ bản gốc là cơ quan đăng ký hộ tịch đã gấp bản chính cho giấy khai sinh của chủ thể.
• Đối với bản sao giấy khai sinh được chứng thực từ bản chính, có giá trị thay cho bản chính trong các giao dịch đối chiếu chứng thực.

2. Xin bản sao giấy khai sinh ở đâu?

Theo quy định cụ thể tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính Phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, cơ quan tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc, trừ trường hợp có quy định khác của pháp luật. Việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính.

Theo quy định trên, cơ quan có thẩm quyền giải quyết việc cấp bản sao giấy khai sinh là cơ quan đang quản lý sổ gốc hoặc giấy khai sinh gốc. Thông thường, Uỷ ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền giải quyết việc cấp bản sao giấy khai sinh.

3. Thủ tục làm giấy khai sinh bản sao:

Thẩm quyền trích lục giấy khai sinh:

Theo quy định cụ thể tại Luật Hộ tịch 2014, cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.

Vì vậy, khi yêu cầu trích lục bản sao giấy khai sinh, chủ thể cần gửi yêu cầu tới cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch. Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch bao gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và các cơ quan khác có thẩm quyền theo quy định của pháp luật hiện hành.

Thủ tục làm giấy khai sinh bản sao:

Theo quy định cụ thể tại Luật Hộ tịch 2014, người yêu cầu cấp bản sao giấy khai sinh có thể trực tiếp hoặc thông qua người đại diện gửi tờ khai theo mẫu quy định cho cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch. Trường hợp cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao giấy khai sinh của cá nhân, họ cần gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch. Ngay sau khi nhận được yêu cầu và đủ điều kiện, cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch sẽ cấp bản sao giấy khai sinh cho người yêu cầu.

Lưu ý rằng nếu hồ sơ không hợp lệ, công chức sẽ hướng dẫn người nộp bổ sung và hoàn thiện theo quy định pháp luật. Trong trường hợp không thể bổ sung hoặc hoàn thiện hồ sơ ngay, công chức sẽ lập văn bản hướng dẫn, ghi rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, ký tên và chức vụ của người tiếp nhận.

Với trường hợp hồ sơ yêu cầu cấp bản sao giấy khai sinh sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà người yêu cầu không bổ sung đầy đủ và hoàn thiện, chủ thể tiếp nhận có quyền từ chối. Việc từ chối phải được thể hiện bằng văn bản, ghi rõ lý do từ chối.

Chúng ta cũng cần lưu ý rằng, chủ thể không phải là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền thì cần phải có văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực theo quy định pháp luật hiện hành.

Được chỉnh sửa bởi HEFC. Xem chi tiết tại HEFC.